Die Rekrutierung neuer Mitarbeiter kostet Zeit und Geld. Umso ärgerlicher ist es, wenn geeignete Kandidaten gefunden wurden und durch einen schlechten oder nicht vorhandenen Onboardingprozess wieder verloren gehen. So erging es einem meiner Kunden, bei dem zwei von drei neuen Mitarbeitern das Unternehmen bereits nach wenigen Wochen wieder verlassen haben. Als Grund gaben die Betroffenen an, sich weder fachlich gut eingearbeitet, noch sozial integriert gefühlt zu haben. Ein Desaster für jedes Unternehmen in einer Zeit, in der Fachkräftemangel herrscht.
Unternehmen, die Mitarbeiter:innen flexible Arbeitszeiten und HomeOffice bieten, sind im Kampf um Talente klar im Vorteil. Dieser Vorsprung ist dann allerdings ganz schnell wieder verspielt, wenn sich das Onboarding nicht den neuen Bedingungen anpasst. Andererseits erschweren die neuen Arbeitsmodelle die Integration erheblich, weil der Onboardingprozess immer häufiger remote erfolgt. Hier fehlt es noch immer an geeignete Maßnahmen: notwendige Arbeitsmittel stehen (digital) nur verzögert zur Verfügung, die Integration ins Team verläuft eher schleppend, weil Aktivitäten wie das gemeinsame Mittagessen oder regelmäßige Kaffeepausen nicht stattfinden.
Die Anforderungen an einen guten Onboardingprozess sind vielfältig. Neben der fachlichen Integration bedarf es zudem der sozialen, kulturellen und digitalen Einführung. Denn Arbeitnehmer fühlen sich erst dann angekommen, wenn sie neben faktischen Wissen über ihren Aufgabenbereich auch ihr soziales Umfeld, die Werte, Ziele und Grundsätze der Unternehmensphilosophie kennen und ein technisches Grundverständnis rund um ihren digitalen Arbeitsplatz haben. Onboarding ist eben mehr als nur jemanden »an Bord« zu holen – es ist auch ein Zeichen von Wertschätzung. Ich weiß noch wie begeistert mein Sohn war, als ihm an seinem ersten Arbeitstag ein Geschenk übergeben wurde. Er brannte von Stunde eins für seinen neuen Arbeitgeber. Mit solchen Aufmerksamkeiten trägt ein Unternehmen auch gleich etwas zum Employer Branding bei. Denn begeisterte Mitarbeiter:innen sind nicht nur motivierter, engagierter und produktiver, sondern empfehlen auch den eigenen Arbeitgeber weiter.
Der Prozess des Onboardings beginnt dabei schon vor dem ersten Arbeitstag. Es sollten vorher alle notwendigen Informationen zugesendet und Ansprechpartner genannt werden. Auch der Einarbeitungsplan muss stehen, damit der Neuankömmling weiß, welche Aufgaben und Projekte ihn in der erste Arbeitswoche erwarten. Geht es dann richtig los, sollte der neue Kollege im Team vorgestellt werden. Wer zudem mit einem Willkommenspaket mit Schlüsseln, Visitenkarten und einer Grußkarte oder einem Geschenk aufwartet, wird sicherlich punkten. Ein kurzer Austausch mit dem Vorgesetzten signalisiert, dass sich jemand kümmert.
Checkliste fürs Onboarding:
1. Vor Arbeitsbeginn
- Informationen zusenden
- Arbeitsplatz einrichten
- Ansprechpartner benennen
- Arbeitszeiten bekannt geben
2. Erster Arbeitstag
- Vorstellung des neuen Kollegen
- Willkommenspaket übergeben
- Schlüssel und Ausweise
- Aufgaben und Projekte zuweisen
- Feedbackgespräch führen
3. Probezeit
- Regelmäßig Feebackgespräche führen
- Befindlichkeitscheck
- Erfolgskontrolle
- Fragen klären
- ggf. Schulungen durchführen
- Teambuildingmaßnahmen
- Gemeinsame Veranstaltungen
Natürlich lässt sich die Integration ins Team nicht innerhalb einer Woche bewerkstelligen. Je komplexer der Arbeitsplatz, desto länger dauert die Einarbeitung – mindestens während der gesamten Probezeit bis hin zu einem Jahr. Dazu gehören Einführungsveranstaltungen und gemeinsame Kundentermine genauso dazu wie Weiterbildungsmaßnahmen. Je schneller der Mitarbeiter voll einsatzfähig ist, je motivierter er an seine Arbeit geht, desto besser ist es für das Unternehmen.
Autorin: Elke Antwerpen
