Peter berichtete von anhaltenden Missverständnissen mit seinem Team. Trotz aller Bemühungen, klare Anweisungen zu geben und offen zu kommunizieren, scheinen die Probleme jedoch eher zu- als abzunehmen. Das empfindet er als höchst frustrierend. Deshalb bat ich ihn während einer Coachingsitzung, eine seine letzte E-Mail an das Team vorzulesen. Dabei stellte sich heraus, dass seine Worte zwar sachlich korrekt waren, aber völlig unemotional und wenig motivierend wirkten. Diese nüchterne Art der Kommunikation führt oft dazu, dass Inhalte nicht richtig wahrgenommen oder fehlinterpretiert werden. Erst als wir gemeinsam daran arbeiteten, seine Botschaften zu emotionalisieren, legten sich die Schwierigkeiten.
Das Problem, dass rein sachlich vorgetragene Inhalte nicht immer richtig ankommen, lässt sich durch verschiedene psychologische Faktoren erklären: Menschen sind von Natur aus emotionale Wesen, und Emotionen spielen eine große Rolle dabei, wie Informationen aufgenommen und erinnert werden. Fehlt die emotionale Komponente in der Kommunikation, kann dies dazu führen, dass die Botschaft als weniger bedeutend oder unwichtig wahrgenommen wird.
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt, wo Kommunikation oft digital und auf Distanz stattfindet, begegnen wir immer wieder der Herausforderung, nicht nur die Worte unserer Gesprächspartner zu verstehen, sondern auch die Intentionen, die dahinterstecken. Wie können Führungskräfte sicherstellen, dass sie nicht nur gehört, sondern auch verstanden werden?
Eigenen Kommunikationsstil reflektieren
Um von anderen verstanden zu werden, müssen Führungskräfte bereit sein, ihre eigene Art der Kommunikation zu reflektieren. Durch regelmäßige Selbstreflexion können sie lernen, wie ihre Worte und Handlungen von anderen wahrgenommen werden und wie sie ihre Kommunikation verbessern können.
Klar und strukturiert kommunizieren
Eine der effektivsten Methoden, um sicherzustellen, dass das Gesagte auch tatsächlich verstanden wird, ist die Klarheit der Kommunikation. Dies beinhaltet, dass Führungskräfte lernen, ihre Gedanken und Anweisungen präzise und verständlich zu formulieren. Eine klare und präzise Kommunikation hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Noch deutlicher wird es, wenn die Kernaussagen betont werden.
Aktives Zuhören fördern
Indem Führungskräfte selbst gut zuhören, setzen sie einen Standard und fördern eine Kultur des Zuhörens im gesamten Team. Aktives Zuhören bedeutet, dem Gesprächspartner volle Aufmerksamkeit zu schenken, nachzufragen und durch paraphrasieren sicherzustellen, dass die Inhalte korrekt verstanden wurden.
Emotionale Intelligenz einsetzen
Emotionale Intelligenz befähigt Führungskräfte dazu, die Signale ihrer Teammitglieder zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren. Es genügt nicht, nur korrekte Botschaften zu senden, sondern es ist auch wichtig, den Empfänger im Auge zu behalten. Auf diese Weise lässt sich erkennen, wenn im Team Unsicherheit oder Unverständnis herrscht. Dies erfordert Empathie, was für sach- und faktenorientierte Manager oft eine Herausforderung darstellt, da sie dazu neigen, Informationen schnell zu verarbeiten und auf Basis logischer Schlussfolgerungen zu handeln. Entsprechend knapp fällt die eigene Kommunikation aus.
Wiederholung und Bestätigung
Missverständnissen kann leicht vorgebeugt werden, indem relevante Punkte wiederholt werden – entweder von der Führungskraft selbst, oder – noch besser – von einem der Mitarbeiter:innen. Durch die Frage, was inhaltlich beim Gegenüber angekommen ist, können Fehlinterpretationen frühzeitig erkannt und geklärt werden. Zudem kann ein offener Austausch über die Interpretation der Informationen dazu beitragen, ein gemeinsames Verständnis zu fördern und das Risiko von Missverständnissen zu minimieren.
Visuelle Hilfsmittel nutzen
Visuelle Hilfsmittel wie Präsentationen, Diagramme und Infografiken können dazu beitragen, komplexe Informationen verständlich zu machen. Sie bieten eine klare Struktur und helfen den Mitarbeitenden, die Informationen leichter zu verarbeiten und zu behalten. Darüber hinaus können sie die Aufmerksamkeit der Zuhörenden auf wichtige Punkte lenken und die Diskussion durch visuelle Anker unterstützen, was zu einem effektiveren und interaktiveren Meeting beiträgt.
Adaptiver Kommunikationsstil
Einige Mitarbeiter bevorzugen eine direkte und klare Kommunikation seitens des Chefs, während andere eine empathische Ansprache bevorzugen. Indem Führungskräfte ihren Kommunikationsstil anpassen können, zeigen sie Sensibilität und Respekt gegenüber den individuellen Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter. Dies bedeutet nicht, dass die Führungskraft ihre Persönlichkeit verändern muss, sondern vielmehr, dass sie flexibel genug ist, verschiedene Ansätze zu verwenden, um den Bedürfnissen jedes Einzelnen gerecht zu werden.
👉🏼 Diese Techniken ermöglichen es Führungskräften, effektiver zu kommunizieren, wodurch sie nicht nur gehört, sondern auch wirklich verstanden werden. Durch die Anpassung ihres Kommunikationsstils können Vorgesetzte eine positive Arbeitsumgebung schaffen, in der die Mitarbeitenden sich verstanden und unterstützt fühlen, was wiederum die Teamleistung und das Engagement fördert.
Autorin: Elke Antwerpen
