Das Mitarbeitergespräch gehört zu den wichtigsten Instrumenten der Personalführung. In der Regel finden solche Gespräche bilateral, also zwischen Mitarbeiter:in und Vorgesetztem statt. Nicht nur aus Gründen der Wertschätzung sollten diese Gespräche mehrmals im Jahr geführt werden. So bleiben auch Inhalte im Gedächtnis haften, damit ein Lerneffekt stattfinden kann. Ein akutes Problem sollte natürlich sofort angesprochen und nicht erst bis zum Quartals- oder Jahresgespräch gewartet werden.
Schlechte Vorbereitung, keine Gesprächsstruktur, unsachliche Äußerungen – die Liste der an potenziellen Fehlern ist lang. Die Folge: Frust auf beiden Seiten. Von daher ist eine gute organisatorische, inhaltliche und vor allem auch auf den oder die jeweilige Mitarbeiter:in zugeschnittene Vorbereitung trägt wesentlich zum Erfolg des Gespräches bei. Mit dieser Checkliste haben Sie die wichtigsten Punkte im Blick:
ORGANISATORISCHE VORBEREITUNG:
- Steht der Zeitraum und der Ort des Gespräches fest? – Ist der Raum gebucht und steht eine Bewirtung bereit?
- Ist genügend Zeit eingeplant?
- Sind Störungen ausgeschlossen?
- Ist der Mitarbeiter über Termin, Ort und Gesprächsinhalt informiert?
- Gibt es weitere Gesprächsteilnehmer und sind diese ebenfalls informiert?
- Wer übernimmt welchen Gesprächsteil?
- Sind alle benötigten Unterlagen vorbereitet?
- Stehen die nötigen Hilfsmittel zur Verfügung (Formulare, Notizblock etc.)?
INHALTLICHE VORBEREITUNG:
- Was ist der Gesprächsanlass?
- Verfüge ich über ausreichend Informationen zum Gesprächsgegenstand?
- Welche Themen sollen angesprochen werden?
- Welches Gesprächsziel wird verfolgt?
- Wie gliedere ich das Gespräch?
- Mit welchen Einwänden ist zu rechnen?
PERSONENBEZOGENE VORBEREITUNG:
- Welche Einstellung habe ich zum Mitarbeiter (Vorurteile, Sympathie, Antipathie …)?
- Wie schätze ich unsere Beziehung zueinander ein?
- Wie verliefen frühere Gespräche mit diesem Mitarbeiter?
- Was weiß ich über diesen Mitarbeiter (persönliche Situation, Hobby, Eigenarten …)? – Welche Ziele und Motive verfolgt der Mitarbeiter?
- Welche Taktik wird er im Gespräch vermutlich anwenden?
- Bei welchen Aspekten ist mit Zustimmung zu rechnen, bei welchen mit Widerstand?
- Was kann ich tun, wenn das Gespräch zu emotional wird?
Richtig eingesetzt, stellt das Mitarbeitergespräch ein wertvolles Werkzeug dar, damit sich Mitarbeiter weiterentwickeln und sich die Zusammenarbeit verbessert. Sie wünschen sich Unterstützung bei der Vorbereitung auf Mitarbeitergespräche? Nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf
Autorin: Elke Antwerpen